通知在写作中中注意哪些事项?(通知写作要素有哪些)

最后更新 : 2021.11.22  

无论是在政府部门,还是在国企事业单位,出通知都是一件比较重要的事儿,它关乎一件事儿的走向和是否能顺利完成。那么,在出通知的时候应该注意些什么呢?

通知在写作中中注意哪些事项?(通知写作要素有哪些)插图

出通知

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按时出通知不要拖沓

出通知一般是安排比较重要的活动或会议,而且活动和会议还是比较重要的。因此,我们应该尽可能的提前通知,一旦处理好通知内容,就立即发布在网页或相应的通知栏中,切忌拖沓。因为如果通知的太晚,有很多人就来不及准备也会有人因为工作繁忙而漏看消息,造成比较严重的后果。

认真核对通知的事项

对于通知中需要发布的内容,我们要根据领导和具体情况仔细一一核对,包括活动的具体时间、地点、人员、事项等都要确保准确无误,不要因为自己的疏忽而导致整个活动的前功尽弃。

要向领导请示通知的内容

一般发出的重要通知都是领导提议发起的,因此这样的召集通知应该首先向领导请示,包括活动、会议的议题、参会人员、时间、地点等,都要领导同意才行。切记不可私自决定,那就等于夺了领导的特权,后果很严重。

通知到人最好能有回执

有些比较重要的会议可能需要通知到具体的参会人员,这时候为了能够保证完成自己应尽的任务,最好在通知到具体人员的时候让对方签一个名字,确认参会与否。这样自己能交差,如果对方不来,责任也追究不到自己头上。

要十分注意自己的语态

无论是电话通知,还是通知栏通知,亦或是当面通知,我们都要注意自己说话的语态。要把握住公事公办的原则,不参杂任何个人感情,严肃认真的完成通知任务。

仔细推敲通知的用词

在我们发出通知的时候,一定要注意通知的用词。不要将自己的位置放得过低,也不要居高临下,要站在本单位的立场,以较为平和的语气进行措词。比如通知下级部门,我们就可以稍带命令的语气;如果是通知平级部门或上级领导最好是能够选用谦逊的词汇,这样更能让人容易接受。

重大事件最好当面通知

出通知的时候,有一些通知是比较重要的,牵扯的事情也是比较重大的。遇到这样的情况,我们最好是能够当面通知对方,并获得对方准确的答复,这样才能做到有备无患。

比如某个重要会议,有一个领导原本要通知参加,可以由于没有当面通知对方感觉不到重视,就推掉不参加了,那这就是自己的工作疏忽了。

有问题及时向领导反馈

有些会议或活动,自己的领导想要邀请一些比较重要的人员参加。我们在邀请通知的过程中,如果对方有什么事儿或者有问题的话,我们应该及时向自己的领导请示反馈,争得领导的处理意见,这样才最好。

步骤阅读

出通知是个技术活,需要我们谨慎用心的做好,才能收获应有的效果!

哪个是会议通知一定要有的要素

会议通知一般要具备六要素,分别是:参加人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议其它要求。

1、参与人员

参与人员又叫与会者,就是参加会议的正式成员,但有时也需要列席者。

2、会议名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。3、会议议题

议题是会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性,又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究,才容易取得共识或最后表决通过。

每次会议的议题应该尽可能集中、单一,不宜过多,不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论,使与会者的注意力分散,不利于解决问题。

有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会议议程的正式议题。

4、 会议时间

会议时间有三种含义:

①指会议召开的时间;

②指整个会议所需要的时间、天数;

③指每次会议的时间限度。

5、会议地点

会议地点,又称“会址”,简单的说就是在哪里开会。

选择会址,要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

6、会议其它要求

如,着装规定,需要携带的物品,到哪里领取会议材料等。

上述6要素,在下达会议通知时,必须明确清楚,这样才能保证会议的正常进行。

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